顧客に送る製品紹介資料を確認します。リンクで開くと、最初のページは社名だけで、製品の説明は数ページ先。スマートフォンでは表を拡大する必要があり、最後には複数の導線が並んでいます。
リンクなら、受け手はファイルを保存する前に内容を確認できます。しかし、共有方法を変えても情報設計までは整いません。 まず、読み手が何をどの順番で理解し、判断するかを決めます。
最初のページで何を伝えるか
最初のページに会社情報をすべて載せる必要はありません。次の三点を示します。
- 何を提供する資料なのか
- 誰のどのような業務に関係するのか
- 続きを読むと何が分かるのか
社名だけでなく、製品やサービス、対象、資料の範囲を短く示します。
複数店舗の在庫と出荷をまとめて管理する小売業向けの運用ソリューションです。主な機能、対応範囲、導入の流れを順に確認できます。
最初のページは、自分に関係する資料かを判断する手掛かりを渡す場所です。
顧客が判断する順序になっているか
社内では、設立年や理念、沿革から始める流れも自然です。しかし初めて受け取る相手には、製品と自社の業務との関係を先に示します。
例えば、次の順序で組み直せます。
- どのような課題を扱うのか
- 何を提案するのか
- 実際にどう機能するのか
- 判断に必要な根拠は何か
- 適用条件と次のステップは何か
決まった型ではありません。製品との関係を理解した後、必要な根拠にたどり着ける順序にします。
小さな画面でも読めるか
FeatPaperでは、PDFやPowerPointをWebリンクで共有できます。ただし、元資料の小さな文字や複雑な表までビューアが編集するわけではありません。
スマートフォンで、見出しと要点を拡大せずに区別できるか、表の列が多すぎないかを確認します。
ページごとに問いを一つ優先すると、減らす情報が見えてきます。製品構成、料金、活用例、導入手順が一枚に集まっているなら分け、比較表は重要な項目に絞ります。
次の行動は一つに絞れているか
すべての行動を同じ強さで並べると、読み手は優先順位を決め直します。資料の目的に近い行動を先に示します。
製品概要なら適用条件の相談、商談前の資料なら質問を共有する導線が自然です。問い合わせ、予約、動画、ダウンロードを同じ強さで並べません。
リンクの文言も「詳しく見る」より、「導入条件を相談する」「製品の動きを確認する」のように、移動先でできることを示す方が親切です。
更新した後も変更を伝えられるか
FeatPaperでは、同じリンクのまま資料を更新できます。ファイルを送り直す手間は減らせますが、変更内容が自動で伝わるわけではありません。
重要な内容を変えたら更新日を記載し、商談中の顧客には変更点を知らせます。送付時点の内容を記録に残す必要がある資料は、固定版を別に保管します。
送付前のチェックリスト
- 最初のページで対象と目的が分かるか
- 課題、提案、仕組み、根拠、次のステップの流れが自然か
- スマートフォンで見出しと要点を拡大せずに区別できるか
- 表やメッセージを一つのページに詰め込みすぎていないか
- 最も重要な次の行動が先に見えるか
- 更新日と変更を知らせる方法が決まっているか
リンクは資料を開くまでの経路を簡潔にします。その先の読みやすさは作る側が整えます。機能を増やす前に、最初のページと判断の順序を決めます。