資料の閲覧期間は、案件の日程、想定する確認期間、受信者の役割から決めます。「このリンクをいつまで開くか」に答える設定として扱います。
終了日は何を基準にするか
提案の確認会、キャンペーン終了、協業期間、次の版への更新など、実際の節目を使います。確認中に期限が切れるような任意の日付は避けます。
調達担当と導入担当では必要な期間が異なる場合があります。なぜその日付にしたかを記録し、後から見直せるようにします。
期限前に何を伝えるか
終了日と問い合わせ先を事前に知らせます。期限後に終了するのか、同じリンクで更新するのか、新しい資料へ移すのかを決めます。延長できる場合は承認担当も明確にします。
FeatPaperでは、資料を開ける期間を設定できます。機密保持、転送、端末での扱いは別の要件として確認します。
いつ見直すか
案件の日程が変わったとき、資料を更新したとき、受信者の役割が終わったときに見直します。別案件の設定をそのまま使わないようにします。
閲覧期間チェックリスト
- 終了日は実際の節目に基づいているか。
- すべての受信者に十分な確認時間があるか。
- 必要な場合、時刻とタイムゾーンが明確か。
- 延長または差し替え手順があるか。
- 機密資料の追加要件を分けて扱ったか。
ネイティブレビューで確認すること
日本語のレビュアーは、期限と閲覧の用語、顧客向けの文体を確認します。自動確認が通ってもレビュー状態は変更しません。