ブランド資料は、更新が多く複数の顧客やパートナーが最新版を参照する場合、ファイル添付よりリンク共有のほうが管理しやすくなります。一方、送付時点の版を記録として残す資料は別に保管します。

一つの参照リンクに向く資料は何か

ロゴの使用基準、製品紹介、キャンペーン案内は、配布後にも内容が変わります。参照先を一つにすると、似たファイル名の資料が増え、古い版が使われるリスクを減らせます。

見積書など、送付時の内容を残す必要がある資料は置き換えません。最新版として運用する資料と、履歴として保存する資料を共有前に分けます。

更新をどう伝えるか

リンクが同じでも、受信者は変更に気づきません。変更した項目、適用日、対応の要否を短く伝えます。「最新版です」ではなく、「6ページのロゴ余白を変更しました」のように具体化します。

FeatPaperでは、リンクを維持したまま資料を更新できます。変更履歴と連絡先の管理は、資料の担当者が別途行います。

閲覧期間をどう扱うか

閲覧期間は、キャンペーンや協業の期間に合わせて資料を開ける時期を管理する設定です。機密資料では、権限、契約、配布ルールも別に確認します。

共有前チェックリスト

  • 現行版の担当者を決めたか。
  • 送付時の版を別に保存する必要があるか。
  • 変更点と適用日を伝えたか。
  • 閲覧期間が案件の日程に合っているか。
  • パートナーが使う端末でリンクを確認したか。

ネイティブレビューで確認すること

日本語のレビュアーは、ブランド資料の用語、更新通知、CTAを確認します。参照情報と製品説明の照合も必要です。