고객에게 보낼 제품 소개 자료를 마지막으로 확인합니다. 링크로 열어 보니 첫 페이지에는 회사 이름만 크고, 정작 제공 내용은 몇 장 뒤에 나옵니다. 휴대전화에서는 표를 확대해야 하고, 마지막에는 여러 행동이 한꺼번에 놓여 있습니다.
문서를 링크로 바꾸면 상대가 파일을 먼저 저장하지 않고 내용을 확인할 수 있습니다. 하지만 전달 방식이 정보 구조까지 고쳐주지는 않습니다. 먼저 독자가 무엇을 어떤 순서로 이해하고 판단할지 정해야 합니다.
첫 화면에서 자료의 용도를 밝힙니다
첫 화면에는 모든 회사 정보를 담을 필요가 없습니다. 독자가 다음 세 가지를 확인할 수 있으면 됩니다.
- 무엇을 제공하는 자료인가
- 누구의 어떤 업무와 관련되는가
- 뒤에서 어떤 내용을 확인할 수 있는가
회사 이름과 슬로건만 두기보다 제품이나 서비스, 적용 대상, 주요 내용을 함께 적습니다.
여러 지점의 재고와 출고를 함께 관리하는 리테일 운영 솔루션입니다. 주요 기능과 적용 범위, 도입 절차를 차례로 확인할 수 있습니다.
첫 페이지는 자료가 자신과 관련 있는지 판단할 기준을 주는 곳입니다.
회사의 발표 순서보다 고객의 판단 순서를 따릅니다
설립 연도, 비전, 조직도, 연혁으로 시작하는 구성은 회사 내부에서 자연스러울 수 있습니다. 하지만 처음 받은 사람에게는 제품과 자신의 업무가 어떻게 연결되는지가 먼저입니다.
다음과 같은 흐름으로 페이지를 다시 배열해 볼 수 있습니다.
- 어떤 문제를 다루는가
- 무엇을 제안하는가
- 실제로 어떻게 작동하는가
- 판단에 필요한 근거는 무엇인가
- 적용 조건과 다음 단계는 무엇인가
정해진 공식은 아닙니다. 회사 소개를 없애기보다 제품의 관련성을 이해한 뒤 필요한 근거를 만날 수 있게 배열합니다.
작은 화면에서는 페이지마다 우선순위를 하나 둡니다
FeatPaper에서는 PDF나 PowerPoint 문서를 웹 링크로 공유할 수 있습니다. 하지만 뷰어가 원본의 작은 글자나 복잡한 표까지 다시 편집하지는 않습니다.
실제 휴대전화에서 제목과 핵심 문장이 확대 없이 구분되는지, 표의 열이 너무 많지 않은지 확인합니다.
페이지마다 질문 하나를 우선하면 덜어낼 정보가 보입니다. 제품 구조와 가격, 적용 사례, 도입 절차가 한 장에 모여 있다면 나누고, 작은 표는 핵심 비교 항목만 남깁니다.
다음 행동은 하나를 먼저 보여줍니다
가능한 행동을 모두 나열하면 독자가 다시 우선순위를 정해야 합니다. 문서 목적에 가장 가까운 행동 하나를 먼저 둡니다.
제품 소개 자료라면 상세 조건을 묻는 경로가, 미팅 전 자료라면 질문을 전달하는 경로가 자연스럽습니다. 문의, 미팅 요청, 영상, 내려받기를 같은 비중으로 경쟁시키지 않습니다.
링크 문구도 자세히 보기보다 도입 조건 문의하기, 제품 작동 방식 확인하기처럼 도착한 뒤 무엇을 할 수 있는지 드러내는 편이 좋습니다.
같은 링크를 유지해도 변경 사실은 알립니다
FeatPaper에서는 같은 링크를 유지한 채 문서를 업데이트할 수 있습니다. 새 파일을 다시 보내는 일은 줄일 수 있지만, 변경 내용이 저절로 전달되지는 않습니다.
중요한 내용이 바뀌었다면 수정일을 표시하고 협의 중인 고객에게 변경점을 알립니다. 견적서나 계약 검토본처럼 발송 당시 내용이 기록으로 남아야 한다면 고정 사본을 별도로 보관합니다.
보내기 전 확인할 것
- 첫 화면에서 자료의 대상과 용도를 알 수 있는가
- 문제, 제안, 작동 방식, 근거, 다음 단계의 흐름이 자연스러운가
- 휴대전화에서 제목과 핵심 내용을 확대 없이 구분할 수 있는가
- 표와 문장이 한 페이지에 지나치게 몰려 있지 않은가
- 가장 중요한 다음 행동이 하나 먼저 보이는가
- 최신 수정일과 변경 안내 방식이 정해져 있는가
링크는 문서에 들어오는 경로를 간결하게 만듭니다. 그다음의 읽기 경험은 만든 팀이 결정합니다. 기능을 더하기보다 첫 화면에서 무엇을 이해하고 어떤 순서로 판단하게 할지부터 정합니다.